Companiile care stiu sa comunice au de castigat. „Descoperit” undeva prin anul 1800, comunicatul de presa ramane cel mai important element de comunicare. De ce este important? Pentru ca majoritatea stirilor provin din comunicate de presa. Cei mai multi dintre teoreticieni spun ca, daca la prima vedere comunicatul de presa nu ii atrage atentia cititorului, atunci este foarte probabil sa-si rateze obiectivul. Comunicatul ideal are o pagina, este datat, semnat, cu un text clar si la obiect.

In ziua de azi, comunicarea reprezinta unul din elementele-cheie ale unei afaceri de succes in orice industrie sau domeniu. Daca in urma cu doar cativa ani erau doar un numar restrans de companii care obisnuiau sa comunice, numarul acestora a crescut si continua sa se majoreze. Cel mai utilizat mijloc de comunicare de catre companii, si care de altfel sta la baza acestui fenomen, este comunicatul de presa. Este cea mai simpla forma de comunicare si, uneori, cea mai eficienta. Cum trebuie scris, redactat? Este o intrebare la care au raspuns, de-a lungul timpului, mai multi specialisti in comunicare. Regulile nu s-au schimbat, sunt aceleasi, dar in prezent un comunicat poate deveni stire un pic mai greu fata de acum cativa ani, cand sansele ca un comunicat sa devina stire de presa erau mai mari. Istoria comunicatului de presa incepe de peste Ocean, acolo unde au fost „descoperite” relatiile publice. Don Bates, membru al Asociatiei Americane de Relatii Publice (PRSA), citat de PRaward, spunea ca istoria comunicatului de presa a inceput in anul 1800. La inceput, primele organizatii care au folosit comunicatul de presa au fost companiile americane de cai ferate, iar la scurt timp, alte firme si organizatii au aderat la comunicatul de presa.

Raspunsul la cine?, ce?

Comunicatul de presa ar trebui sa raspunda la intrebarile cine?, ce?, unde?, cand? si de ce?. Dupa aceasta regula se fac si stirile. In cazul in care comunicatul suna ca o reclama, ar fi bine sa fie rescris, este sfatul celor de la comunicatedepresa.ro, site detinut de agentia New Media, condusa de Alin Zainescu. „Titlul si primul paragraf trebuie sa contina subiectul, iar restul comunicatului trebuie sa contina detaliile”, se arata in sfaturile de pe acest portal. Cei mai multi dintre teoreticieni spun ca, daca la prima vedere comunicatul de presa nu ii atrage atentia cititorului, atunci este foarte probabil sa-si rateze obiectivul. Cand se redacteaza un comunicat, trebuie avut in vedere ca media ar putea publica comunicatul de presa fara prea multe modificari, iar in acesta trebuie prezentat subiectul asa cum vreti sa fie spus mai departe.

Nu orice comunicat e o stire

Companiile in goana dupa „trend” pot cadea in cealalta extrema, respectiv sa comunice orice lucru pe care-l fac. „Sa presupunem ca ati depus un mare efort pentru a deschide un magazin de suveniruri. Anuntarea lansarii unei afaceri este intotdeauna un moment de exaltare, dar pentru presa lansarea unui magazin este o stire neinteresanta. Ar trebui sa va concentrati asupra a ceea ce face ca magazinul dumneavoastra sa fie diferit: produse si servicii in exclusivitate. Trebuie sa va ganditi de ce ar interesa pe cineva si sa evidentiati caracteristicile care va deosebesc de celelalte afaceri de acelasi gen”, potrivit comunicatedepresa.ro. Una din regulile generale ale unui comunicat de presa este ca acesta nu trebuie inflorit. Trebuie evitat sa folositi exagerari sau vorbe care nu se refera la fapte, dar suna a reclama. „Jurnalistii sunt sceptici. Un subiect care prezinta compania intr-o lumina prea favorabila poate sa scada credibilitatea celui care il lanseaza”, se mai arata pe comunicatedepresa.ro.

Ziua trimiterii conteaza

In marketingul direct se spune ca cea mai nepotrivita zi pentru aceasta activitate este ziua de luni. Contextul publicarii unui comunicat de presa depinde si de ziua aleasa. Este bine sa fie sincronizat cu evenimentele sau cu subiectele aflate in discutie publica, altfel spus e bine sa fie actual, la zi. O alta regula de care e bine sa se tina cont este ca un comunicat de presa nu trebuie sa contina mai multe cuvinte decat ar fi necesar. Multe din comunicate sunt pline de adjective, de care nu este nevoie. O fraza mult prea complexa ii va distrage atentia cititorului de la subiect. Se mai spune ca un comunicat bun nu trebuie sa aiba mai mult de o pagina. Sunt cazuri in care comunicatele au si trei-patru pagini. A fi concis e o calitate in acest caz. In plus, limbajul specializat trebuie evitat pe cat posibil. „Pentru a face comunicatul cat mai usor de gasit prin motoarele de cautare, incercati sa folositi un limbaj cat mai comun, astfel incat sa atraga atentia cat mai multor cititori, nu doar anumitor specialisti din diferite domenii”, sugereaza comunicatedepresa.ro.

Detalii tehnice

Nu scrieti un comunicat cu majuscule, s-ar putea sa nu fie citit de niciun jurnalist. Aveti mare grija la greselile gramaticale. Exista multe cazuri de virgula intre subiect si predicat, iar acestea va vor costa cel putin la capitolul credibilitate. Titlul trebuie sa fie scurt si concis. Este bine sa scrieti comunicatul intr-un editor de text. Orice comunicat ar trebui sa cuprinda un paragraf introductiv, data si numele celui care-l semneaza. In incheiere, orice comunicat trebuie sa aiba detalii si informatii despre companie sau organizatia care il publica. Invariabil, orice comunicat trebuie sa se termine cu: „Pentru mai multe informatii, contactati:..”.

Unde trimiteti comunicatul

Cel mai indicat este sa aveti o baza de date cu jurnalistii de pe domeniul unde activati, ca sa puteti trimite targetat comunicatul. Daca sunteti o companie din industria farmaceutica si trimiteti la un ziarist care scrie pe politic, de exemplu, sunt slabe sanse ca informatia sa ajunga stire. Este bine sa folositi si portalurile de comunicate de presa. In prezent, pe piata exista mai multe servicii de acest gen. Primul serviciu din Romania lansat pe acest segment a fost comunicatedepresa.ro. Au urmat comunicat.ro, comunicatemedia.ro, icomunicate.ro, ghidulpresei.ro. Aceste servicii sunt utile atat jurnalistilor, cat si companiilor care vor sa comunice. Nu uitati ca un comunicat de presa are rolul de a prezenta intr-un cadru narativ o informatie a unei organizatii sau companii. Cel mai adesea, acesta este destinat jurnalistilor, carora le ofera informatii si declaratii necesare pentru a da credibilitate articolelor. Don Bates spune ca, initial, comunicatele de presa erau privite ca o forma de publicitate, intrucat promovau interesele si imaginea organizatiei, iar multe redactii pretindeau bani pentru publicarea acestora. „La inceputul secolului XX, de pilda, compania Ohio Bell Telephone a descoperit avantajele comunicarii cu media intr-o forma conventionala, cum este comunicatul de presa. Ohio Bell Telephone a inteles ca, daca la jurnalisti ajung informatii relevante, acestia nu vor mai investiga personal anumite subiecte care ar dezavantaja organizatia”, spunea Don Bates.