Hotararea Guvernului nr. 161/2006 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor a fost publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 172 din 22.02.2006

In conformitate cu prevederile Hotararii de Guvern nr. 161/ 2006 cu completarile si modificarile ulterioare, cu incepere de la data de 31 decembrie 2006, fiecare angajator are obligatia sa infiinteze un registru general de evidenta a salariatilor in format electronic si sa-l transmita la ITM (Inspectoratul Teritorial de Munca) in raza teritoriala in care isi are sediul (sau domiciliul).

Prezenta hotarare stabileste metodologia de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor, inregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu acesta.

In conformitate cu prevederile Codului muncii, fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare, numai prin incheierea unui contract individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu.

Fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare registru, si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.

Nu au obligatia de a infiinta registru misiunile diplomatice, oficiile consulare straine cu sediul in Romania, precum si reprezentantele din Romania ale persoanelor juridice straine pentru perioadele in care contractele individuale de munca incheiate cu cetatenii romani se inregistreaza la Inspectoratul Teritorial de Munca.

Registrul se intocmeste in forma electronica, se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal (CNP);
b) data angajarii;
c) functia/ocupatia, potrivit specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
d) tipul contractului individual de munca;
e) data si temeiul incetarii contractului individual de munca.
Registrul se transmite la Inspectoratul Teritorial de Munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul Inspectoratului Teritorial de Munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator.
Evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse in acestea, transmise de angajatori la Inspectoratul Teritorial de Munca, se tine intr-o baza de date organizata la nivelul Inspectiei Muncii.

Procedura privind transmiterea registrului in format electronic se stabileste prin ordin al ministrului muncii, solidaritatii sociale si familiei, dupa adoptarea solutiei tehnice a registrului in format electronic si in functie de aceasta.

Angajatorii au obligatia de a transmite registrul in forma electronica la Inspectoratul Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, in termen de 20 de zile de la data angajarii primului salariat.

Angajatorii, care la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari au incadrat personal cu contract individual de munca, sunt obligati sa transmita Inspectoratului Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, registrul in forma electronica, in termen de 30 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.

Dupa indeplinirea obligatiei prevazute la alin. (1) si (2), angajatorii vor transmite registrul la Inspectoratul Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, numai in cazul in care intervin modificari ale elementelor prevazute la art. 3 alin. (2).

Registrul se transmite la Inspectoratul Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi are sediul sau domiciliul angajatorul, in cazurile mentionate la alin. (3), in termen de cinci zile de la data la care au intervenit modificari ale elementelor prevazute la art. 3 alin. (2).

Unitatile fara personalitate juridica care au competenta infiintarii registrului au obligatia de a transmite registrul, in termenele prevazute la art. 4, la Inspectoratul Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea, cu indeplinirea obligatiilor prevazute de prezenta hotarare.

Registrul se pastreaza in forma electronica la sediul angajatorului si, dupa caz, la sediul sucursalei, agentiei, reprezentantei sau al altor asemenea unitati fara personalitate juridica.

Angajatorul are obligatia de a intocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariati si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin: actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale.

La solicitarea scrisa a salariatului, angajatorul este obligat sa ii elibereze copii, certificate de reprezentantul legal al acestuia sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul, ale documentelor existente in dosarul personal, ale paginii/paginilor din registrul electronic, care cuprinde/cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si/sau un document care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare.

Inspectia Muncii adopta solutia tehnica privind registrul in forma electronica si aplicatia informatica pentru completarea si transmiterea registrului de catre angajatori. Aplicatia informatica este distribuita angajatorilor care au obligatia de a infiinta registrul.

Registrele infiintate si inregistrate in conformitate cu prevederile Hotararii Guvernului nr. 247/2003 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, cu modificarile si completarile ulterioare, se pastreaza si se arhiveaza de catre angajatori.

Prin Hotararea nr. 53/2007 s-a prevazut ca angajatorii care la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari au incadrat personal cu contract individual de munca sunt obligati sa transmita Inspectoratului Teritorial de Munca in a carui raza teritoriala isi au sediul sau domiciliul, dupa caz, registrul in forma electronica, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari.

Registrul general de evidenta a salariatilor va fi asadar pastrat la sediul social al angajatorului, si orice modificari intervenite in evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse in acestea, vor fi transmise de angajatori catre Inspectoratul Teritorial de Munca. Acest registru electronic poate fi completat de catre angajatori cu un program gratuit numit REVISAL produs de Inspectia Muncii.

Constituie contraventii urmatoarele fapte savarsite de angajatori, persoane fizice sau juridice:
a) neinfiintarea registrului si/sau netransmiterea acestuia in forma electronica la Inspectoratul Teritorial de Munca in termenele si forma prevazute de prezenta hotarare;
b) refuzul de a pune la dispozitie inspectorului de munca registrul in forma electronica, precum si dosarul personal al salariatilor;
c) necompletarea registrului in conformitate cu prevederile prezentei hotarari.
Contraventiile prevazute la alin. (1) se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei (RON) la 5.000 lei (RON).
Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor se fac de catre inspectorii de munca.

Contravenientul poate achita pe loc sau in termen de cel mult 48 de ore de la data incheierii procesului-verbal ori, dupa caz, de la data comunicarii acestuia, jumatate din minimul amenzii prevazute la alin. (2), inspectorul de munca facand mentiune despre aceasta posibilitate in procesul-verbal.

Prevederile hotararii se completeaza cu dispozitiile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 180/2002, cu modificarile si completarile ulterioare.